Начало / Международна дейност / ЕРАЗЪМ+Програмни страни / Студентска мобилност за обучение (СМО) / Необходими документи (СМО)

Необходими документи (СМО)

 

  • ПРЕДИ мобилността

В организацията на мобилността за обучение по програма ЕРАЗЪМ+ участват инспекторите на ЦМДМ, студентите и докторантите. Студентите и докторантите трябва да извършат индивидуално определени дейности и да предоставят документи, свързани с подготовката и реализирането на мобилността.

След класирането ЦМДМ изпраща номинационни писма до всички международни университети, в които ще се обучават класираните студенти.
Приемащият университет осъществява контакт с всеки студент и му предоставя информация относно необходимите за регистрация документи, предлаганите учебни дисциплини, условията за настаняване (в общежитие или квартира) и др.
Пакета от документи, който се изпраща на студентите от приемащите университети, като правило съдържа:

1. Application form:  Регистрационен формуляр, който се попълва от студента, подписва и подпечатва от изпращащия университет (УАСГ)  в лицето на неговия Институционален ЕРАЗЪМ координатор.  Прави се копие за УАСГ. 

Ако данните се въвеждат дректно в онлайн платформа, след изпращане се генерира евентуално пдф, който се разпечтва и отново се предоствая като копие на ЦМДМ.

При попълването на Application Form студентите използват Институционалната информация за УАСГ.

Съвет: При попълването на личната информация от студента, препоръчваме използването на e-mail адрес, който съдържа поне едно от имената му.

2. Learning Agreement for studies - before the mobility - Споразумение за индивидуалния учебен план, в което студентът посочва учебните дисциплини, които е избрал и ще изучава през периода на мобилността, броя на кредитите по всяка дисциплина и общия им брой. Независимо дали регистрацията се извършва по електронен път или документите се попълват и изпращат на хартиен носител, това споразумение се подписва от студента, от съответния Еразъм координатор (и ръководител на катедра за студенти в последен курс), от Институционалния координатор на УАСГ (в посочената последователност), подпечатва се от ЦМДМ и се изпраща на приемащия университет (за одобрение с подпис и печат и от негова страна); изготвя се в два екземпляра, за ЦМДМ се прави копие.  При попълването на Learning Agreement трябва да се спазват следните условия: студентите трябва да изберат учебни дисциплини, които са аналогични или сходни на учебните дисциплини, които са включени в учебния им план и трябва да изучават в УАСГ през периода на мобилността или до края на следването си. Избраните от студентите учебни дисциплини трябва да осигуряват 30 кредита за един семестър. Студентите нямат право да посочват учебни дисциплини, които вече са изучавали и по които имат положени изпити в предходните семестри на обучението си. Студентите, които ще осъществят мобилност за разработване на дипломна работа или докторантура, вписват съответно само: Master / Phd Thesis.

3. Accommodation Form – Формуляр за настаняване в общежитие (ако университетът предлага такова и студентът иска да го ползва);

4. Друга информация – Допълнителна информация за приемащия университет, за учебния график (начална и крайна дата на семестъра/учебната година), полезни връзки и др.

Попълнените от студентите документи, които се изискват от приемащия университет и от УАСГ се представят в офиса на ЦМДМ, за да бъдат подписани от Институционалния ЕРАЗЪМ координатор. След подготвянето на всички необходими документи студентите се регистрират лично в приемащия университет. Регистрацията се извършва съгласно изискванията на всеки университет – съответно “on line” или с изпращане на документите по електронна или обикновена поща. Всички приемащи университети имат определени и строго спазвани срокове за регистрация на чуждестранните ЕРАЗЪМ студенти, които ще се обучават при тях през следващата учебна година. Необходимо е те да се следят, защото след изтичане на обявените срокове на приемащите университети регистрацията е невъзможна. Документите за регистрация в приемащия университет се изпращат ЛИЧНО от и за сметка на студента на посочения за целта адрес.

След разглеждане на документите и по преценка на приемащия университет номинираните студенти/докторанти биват приемани за обучение. Това се удостоверява с приемателно писмо, в което трябва да е посочен срокът на обучение:

5. Letter of admission/acceptance.

След приемането останалите документи, които трябва да се представят в ЦМДМ за досието на студента/докторанта, са:.

6. Копие на академичния календар на приемащия университет - с начало и край на първи и втори семестър (ден, месец, година).

7. Декларация по закона за защита на личните данни.

8. Служебна бележка от банка с детайли на личната банкова сметка на студента/докторанта в евро, (титуляр, банка, клон, IBAN, Bic) – 2 екземпляра, .

9. Копие от нотариално заверено пълномощно на студента (с телефон и/или e-mail на пълномощника).

10. Копие от личната карта.

11. Копие от европейска здравна карта и друг вид застраховки ( ако се изискват от приемащия университет).

12. Копие от студ. книжка със заверен последен семестър, първата страница със снимката на студента и записан следващ семестър.

13. Лична цветна снимка паспортен формат  - 1 бр.

Въз основа на всички тези документи ЦМДМ изготвя  Договор между УАСГ и студента за финансиране на мобилността.

14. Резултат от онлайн езикова оценка /OLS/ - задължителен езиков тест, който се извършва от селектираните участници преди началото на тяхната мобилност. Платформата предоставя и възможност за езиково онлайн обучение по време на мобилността на участниците на един от следните езици: ЧЕШКИ, ДАТСКИ, НЕМСКИ, ГРЪЦКИ, АНГЛИЙСКИ, ИСПАНСКИ, ФРЕНСКИ, ИТАЛИАНСКИ, НИДЕРЛАНДСКИ, ПОЛСКИ, ПОРТУГАЛСКИ, ШВЕДСКИ.

 

  • ПО ВРЕМЕ на мобилността

Пристигането и регистрацията в приемащия университет, студентът/докторантът удостоверява с попълването, подписването и изпращането по електронна поща на ЦМДМ на този формуляр:

1. Student stay abroad form

През периода на реализиране на мобилността студентите имат право, при необходимост, да извършват частични промени в първоначалния Learning Agreement. Промените могат да се нанасят в рамките на един месец след започване на обучението в приемащия университет. След указания срок други промени в Learning Agreement не се допускат. Промените в Learning Agreement се нанасят на страницата на формуляра (Changes). В определените за тази цел полета се попълват учебните дисциплини, които се премахват (delete) и броя на кредитите им, както и дисциплините, които се добавят (add) и техния брой кредити. При извършването на промени в първоначалния Learning Agreement е необходимо да се съблюдава правилото за 30 кредита за един семестър обучение. Промените се съгласуват с водещ преподавател, с Еразъм координатор, подписват се и тогава се донасят за подпис в ЦМДМ.  Промените задължително се подписват от трите ангажирани страни – студент, приемащ университет и УАСГ. Изготвят се в два екземпляра.

2. Learning Agreement for studies- during the mobility - Changes of Learning Agreement 

Студентите, осъществяващи ЕДНОГОДИШНА мобилност, задължително представят копие от студентската книжка със записан следващ семестър в УАСГ след края на първия семестър.
Мобилността им през втория семестър продължава при условие че са изпълнили задълженията си по споразумението им за обучение Learning Agreement за първия семестър и имат подписан такъв за втория семестър.

 

  • СЛЕД мобилността - ОТЧЕТНИ ДОКУМЕНТИ

Отчитането на реализираните студентски мобилности през съответната учебна година се извършва до 10 дни след завръщането в България и не по-късно от 31 август на съответната година. Студентите и докторантите, взели участие в мобилност за обучение, предават в УАСГ следните отчетни документи:


1. Learning Agreement for studies-after the mobility-Transcript of records  - Академична справка, издадена от приемащия университет, съдържаща учебните дисциплини, по които студентът е положил изпити, оценките и кредитите по тях, отразени според европейската кредитна система за всяка дисциплина; в него трябва да бъдат вписани точните дати на началото и края на семестъра. Студентите, които са отишли за разработване на дипломна работа или докторантура, описват  съответно Master / Phd Thesis, върху която са работили като посочват и датите на престоя. Или може да получат рецензионно писмо с гореупоменатите реквизити. Изготвят се в два екземпляра.

2. Student stay abroad form - с  началната и крайната дата на престоя.

3. Документи, удостоверяващи пътуването - билети, бордни карти, печат в задграничен паспорт или документ,  удостоверяващ регистрирането и отписването на студента в приемащия университет.

4. Формуляр за студентски отчет – попълва се от студента в Mobility tool+ (онлайн база данни на ЕС) след получаването на автоматична заявка по мейл. След като бъде изпратен на ЕС, отчета се сваля в PDF формат и се изпраща на silvia_int@uacg.bg.

5. Всички екземпляри на Learning Agreement (първоначален и с промените), подписани и подпечатани от студента, приемащия и изпращащия университет.

6. Резултат от онлайн езикова оценка /OLS/ втори тест, който се извършва след приключване на мобилността,  но не по-късно от 30.09 на съответната година.

 

 

След отчитането и признаването на мобилността, на основата на представянето на всички изискуеми документи, се определя реално проведеният престой за обучение на студентите и докторантите.

Възстановяването в УАСГ на надплатени грантове от студентите/докторантите, провели реално по-кратък престой за обучение от планирания се извършват в срок до 31 август на съответната година, в която е реализирана мобилността.
При неизпълнение на предварително договорения индивидуален план на обучението (Learning Agreement) или самоволно прекъсване на обучението студентът възстановява получената сума в евро. Това не се отнася за студенти, възпрепятствани да завършат планирания курс на обучение в чужбина поради здравословни причини или извънредни обстоятелства, за които са уведомили своевременно институционалния координатор по програмата в УАСГ.